CPV code / subject of the order

80420000-4
E-learning services

Deadline

31.12.2023

e-Tender type / e-Tender rules

National UVGO

Client

Berlin Tourismus & Kongress GmbH

Place of execution

Am Karlsbad 11, 10785 Berlin

Type and scope of service

2. Art und Umfang der zu vergebenden Leistungen

Los 1: Bereitstellung einer E-Learning-Plattform mit Basisinhalten und der Möglichkeit weitere Inhalte hinzuzufügen, u.a. in Form von Themenreihen, außerdem die Übernahme der vorhandenen Inhalte in die Plattform und technischem Support

1) E-Learning-Plattform: In einem passwortgeschützten Log-In Bereich haben die Nutzer:innen die Möglichkeit sich in verschiedenen Wissensgebieten weiterzubilden und zu informieren.

Diese werden in "Modulen" bzw. Kategorien dargestellt und in Form von Videos, Arbeitsunterlagen wie Worksheets, Audio-Files, Quiz und Tests aufbereitet.

Für den TourismusHub wird eine zeitgemäße User Experience vorausgesetzt. Das Interface muss daher klar, intuitiv und nutzerfreundlich in einem zeitgemäßen Design gestaltet sein. Der Einstieg muss über ein zentrales Dashboard erfolgen von dem der Nutzer einen schnellen Zugang zu den Modulen und darunterliegenden Inhalten bekommt. Alle Module müssen gleich aufgebaut sein, sodass der/die Nutzer:in mit wenigen Klicks zu den gesuchten Inhalten gelangt.

Alle derzeitig auf der Plattform vorhandenen Inhalte müssen in die neue Struktur überführt werden: https://tourismushub.visitberlin.de/#/tourismushub/thHome!3

Der Auftragnehmer wird gebeten in einem Nutzerführungskonzept die Informationsstruktur anhand von Usability Kriterien darzulegen. Entscheidende Aspekte bei der Bewertung der Usability sind:

- Findet sich der Nutzer auf der Startseite innerhalb von 5 Sekunden zurecht und weiß wie er zu den Modulen gelangt?

- Ist das Design ansprechend und zeitgemäß gestaltet?

- Sind die Inhalte der Module nutzerfreundlich strukturiert?

- Sind Links und Buttons als diese erkennbar?

- Ist die Navigation intuitiv und verständlich?

- Gibt es eine Suchfunktion?

- Wird das Portal auf verschiedenen Endgeräten (mobil und Tablet) nutzerfreundlich ausgespielt?

Die graphische Umsetzung muss entsprechend des firmeneigenen Corporate Designs erfolgen. Dieses befindet sich zu Zeit in Aktualisierung. Details zum Design Manual von visitBerlin erhält der Auftragnehmer nach der Auftragsvergabe.

Sprache

Der TourismusHub wird derzeit in deutscher Sprachfassung ausgeführt. Die Möglichkeit auf Mehrsprachigkeit soll zukünftig gegeben sein.

Technische Voraussetzungen

Folgende Funktionen sind zwingend erforderlich:

- unbegrenzte Anzahl und Größe an Modulen/Kursen

- Videos (unbegrenzt) - kurze und lange Videos

- Audiodateien

- Barrierefreie Pdf"s und Dokumente zum Download

- Suchfunktion

- Interaktive Tests & Quiz

- Lektionen

- News & Updatebereich

- Wiki & Glossar

- Mitgliederbereich // Eigenes Profil der Teilnehmer:innen

- Text & Farbeditor

- eigenes Branding (Logo, Visuals etc.)

- Möglichkeit zur Mehrsprachigkeit (EN)

- unbegrenzte externe Medien (Videos etc.)

- Verschiedene Rollenfunktionen & Nutzerzuordnungen (interne & externe Nutzer)

- Nutzung der eigenen Domain

- Datenschutzsicherung (DGSVO)

- Empfehlungsfunktionen

- Detailliertes Dashboard im Backend mit zielgruppen- und themenspezifischer Auswertung sowie tagesaktuellen Statistiken zur selbstständigen Nutzung durch die Auftraggeberin

- Einhaltung der Voraussetzungen zur Barrierefreiheit (siehe Absatz Barrierefreiheit)

- Übertragung vorhandener Inhalte auf neue Plattform

- Kontaktformular

2) Erhebung der Interessen / Themenbedarfe der Nutzer:innen via Befragung der Berliner Partner:innen, um weitere mögliche Themen für E-Journeys und Veranstaltungen zu identifizieren

3) Basisinhalte, die gemäß den Zielgruppenbedürfnissen allgemeingültig und nicht berlinspezifisch sind

4) Themenreihen mit mind. 3 E-Learnings und mind. 3 Online-Veranstaltungen (ggf. zusätzlich analogen Veranstaltungen) pro Reihe. Je eine Themenreihe zu den Themen "Innovation im Tourismus", "Digitalisierung im Tourismus" und "Qualitätszielgruppen" nach der Zielgruppensegmentierung BeST (Benefit-Segmentierung im Tourismus) für Berlin mit zum Teil bereits erarbeiteten Material von visitBerlin.

5) Zielgruppensegmentierung BeST (Benefit-Segmentierung im Tourismus) für Berlin mit zum Teil bereits erarbeiteten Material von visitBerlin bereitgestellt werden.

6) Die E-Learning-Journeys und Themenreihen- Inhalte sollen aktuell, nicht älter als 2 Jahre und inhaltlich noch immer korrekt sein.

7) Die Videos müssen im MP4- oder Youtube-Format zur Verfügung gestellt werden (je nach TourismusHub-Plattform).

8) Zusätzliche Grafiken können im Format jpg, png oder gif bis zu einer Dateigröße von 50MB integriert werden.

9) Die E-Learning-Journeys / Themenreihen- Inhalte sollen für die Plattform zeitlich unbefristet zur Verfügung stehen.

10) Es soll eine Individualisierung / ein Branding von bereits produziertem Content im TourismusHub Design erfolgen

11) Optionale Verfügbarkeit von vorhanden relevanten Content für die Tourismus- und MICE - Branche, die bei Bedarf dazu genommen werden kann (Liste des verfügbaren Contents und Aufführung im Preisblatt notwendig)

12) Briefing-Termin / Auftaktgespräch: konkrete Besprechung der Aufgaben und der Umsetzung der Ziele für 2023; Zeitaufwand ca. 180 Minuten

13) Insgesamt pro Quartal einen ggf. analogen halbtägigen Jour Fixe zu Begleitung des Projekts mit Blick auf Statistiken und Entwicklung

Die Auftraggeberin ist berechtigt, eventuell erforderlich werdende zusätzliche Leistungen bei dem Auftragnehmer abzurufen. Die Vergütung erfolgt gemäß Preisblatt auf Stundenbasis.

Los 2: Veredelung / Bearbeitung der Online-Veranstaltungen und Erstellung von E-Learning Journeys

- Neben dem vom Auftragnehmer gestellten Content wird die Auftragnehmerin selbst Online-Veranstaltungen durchführen und via MS-Teams aufnehmen, die Aufbereitung und der Schnitt für die Veröffentlichung auf der TourismusHub Plattform soll vom Auftragnehmer, gemäß des bereits vorhandenen Contents durchgeführt werden.

- Ebenso möchte visitBerlin eigene E-Learning Journeys zu berlinspezifischen Themen produzieren, hier wird ein Produktionsteam benötigt, oder die professionelle Anleitung zur Selbstproduktion inkl. der benötigten technischen Geräte.

14) Aufbereitung der Onlineveranstaltungen zur Veröffentlichung auf der TourismusHub-Plattform

a. Schnitt von mind. 10 Veranstaltungsaufzeichnungen, d.h. in der Regel eine Veranstaltung pro Monat

b. visitBerlin stellt die Aufzeichnungen der gesamten Veranstaltung aus MS Teams im mp4 Format bereit; diese müssen dann in die Abschnitte der einzelnen Vorträge aufgeteilt werden und jeweils mit "Bauchbinden" mit den jeweiligen Namen und Titeln der Speaker:innen versehen werden. Die Zwischenmoderationen werden herausgeschnitten.

c. Die Videos müssen im MP4- oder Youtube-Format zur Verfügung gestellt werden (je nach TourismusHub-Plattform). Das geschnittene und aufbereitete Video soll spätestens am dritten Werktag nach der Veranstaltung vorliegen.

15) Erstellung von E-Learning-Journeys

a. Videodreh für maximal 10 E-Learning-Journeys mit jeweils ca. 5-8 Minuten Dauer (Aufwand: erfahrungsgemäß etwa 1,5 Stunden pro E-Learning Journey).

b. Mit jeweils zwei Kameras für unterschiedliche Aufnahmewinkel.

c. Aufgenommen wird in der Regel jeweils eine Person in einer Interviewsituation; die interviewende Person wird nicht gefilmt.

d. Zur Verfügung stellen von Beleuchtung, eines Galgen- oder Ansteckmikrofons und eines Teleprompters mit Zubehör (Tablet und Fernbedienung).

e. Die Mikrofontechnik soll Hintergrundgeräusche unterdrücken und den Ton optimieren können.

f. Die kameraführende Person soll einen Blick für das Gesamtbild haben, so dass der Bildausschnitt optimal ist, keine störenden Objekte im Hintergrund oder optische Mängel an der zu filmenden Person sind (ungleicher Kragen, Haarsträhnen oder Glanz im Gesicht) und Hilfestellung geben an welcher Stelle ein Take geschnitten werden kann/sollte.

g. Pro Quartal soll ca. ein Drehtag stattfinden, an dem drei bis vier E-Learning Journeys gedreht werden sollen.

h. Die E-Learning Journeys sollen nach Abstimmung mit der Auftraggeberin zeitnah nach dem Dreh fertig gestellt sein.

i. Der Schnitt und die Aufbereitung des Lern-Videos soll mit Einblendungen im visitBerlin Design, so wie bei den bereits vorhandenen Videos, erfolgen (die Fragen werden eingeblendet, Bauchbinden mit Name und Titel der Speaker:innen etc.). Die einzelnen Interview-Antworten werden mehrfach aufgenommen und ggfs. der Auftraggeberin im Rohschnitt zur Auswahl vorgelegt, wenn sie sich inhaltlich unterscheiden. Die Antworten müssen nicht in einem Take gefilmt werden.

Die Videos müssen im MP4- oder Youtube-Format zur Verfügung gestellt werden (je nach TourismusHub-Plattform).

j. Alternativ: zur Verfügung stellen des gesamten Equipments zum Videodreh, sowie eine dezidierte Schulung in der Durchführung des Drehs (zum Beispiel beim Dreh der ersten E-Journey), sodass die Videos selbstständig von visitBerlin gedreht werden können. Schnitt und Aufbereitung des Videos liegt dann wieder in der Hand des Auftragnehmers

16) 2-3 Abstimmungstermine mit je 30 Minuten Dauer zur Vorbereitung der Drehtermine sowie mind. 1 Feedbacktermin nach der Aufbereitung der 1. Online-Veranstaltung im Sinne des Qualitätsmanagements (via MS Teams); Feinabstimmungen zu den einzelnen Aufbereitungen und Drehs erfolgen in der Regel kurz telefonisch oder per E-Mail.

Die Auftraggeberin ist berechtigt, eventuell erforderlich werdende zusätzliche Leistungen bei dem Auftragnehmer abzurufen. Die Vergütung erfolgt gemäß Preisblatt auf Stundenbasis.

"Sämtliche Leistungen für Los 1 und Los 2 sind so zu erbringen, dass die Berliner Standards zur digitalen Barrierefreiheit für öffentliche Stellen des Landes Berlin gemäß dem Barrierefreie-IKT-Gesetz Berlin (BIKTG Bln) und der aktuellen BITV eingehalten werden." Siehe dazu den Kriterienkatalog des Landes Berlin in der Anlage.

- Barrierefreie Informations- und Kommunikationstechnik Gesetz Berlin

- Verordnung zur Schaffung barrierefreier Informationstechnik nach dem Behindertengleichstellungsgesetz - BITV 2.0

- Richtlinien für barrierefreie Webinhalte (WCAG) 2.0 (Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) 2.0) (w3.org)

Zusätzlich zum Kriterienkatalog wichtige Anforderungen zur Barrierefreiheit von visitBerlin:

- die Inhalte müssen für die ScreenReader JAWS und NVDA gut lesbar sein

- PDF-Dateien müssen barrierefrei sein

- Barrierefreie Navigation zwischen und innerhalb der Inhalte (z.B. beschriftete Symbole, gekennzeichnete Überschriften, einfaches vor und zurück navigieren)

- Eine Erklärung der grundlegenden Seitenfunktion in Leichter Sprache

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