Konzeption und Bau eines Messestandes

Die Auftraggeberin beabsichtigt, einen Dienstleister mit der Entwicklung eines Konzeptes sowie dem Design und Umsetzung eines eigenen Messestandes für die IMEX Frankfurt 2023 in Frankfurt/Main zu beauftragen.

Die IMEX Frankfurt 2023 findet in der Zeit vom 23.05. - 25.05.2023 in Frankfurt/Main statt.

Bedeutung der IMEX Frankfurt:

Auf der IMEX 2022 informierten sich fast 9.000 Besucher, davon 3.000 Hosted Buyer aus 90 Ländern über die Angebote der rund 2.300 nationalen und internationalen Aussteller (Destinationen, Hotels, Hotelketten, Kongresszentren, Venues, Agenturen und andere Dienstleister der Meetings Industry sowie 253 Presse- und Fachverbände).

24 Prozent der Besucher kamen aus Überseemärkten. Sie ist damit die wichtigste Fachmesse der Meeting-, Incentive-Reisen-, Kongress- und Eventbranche weltweit. Die diesjährige Messe fand zum 20. Mal in Frankfurt statt. Der Deutschland-Gemeinschaftsstand des GCB German Convention Bureau e.V. war erneut der größte Stand der Messe mit 1.700 m² Fläche und ca. 200 Ausstellern, davon ca. 20 Ausstellern aus Berlin, die sich - koordiniert vom visitBerlin Berlin Convention Office - auf einen einheitlichen Auftritt geeinigt hatten.

Deutsche Mitbewerber - teils mit eigenem Stand: München Convention Bureau, Hamburg Convention Bureau, Stuttgart Convention Bureau, Frankfurt Convention Bureau, Regensburg Tourismus GmbH, Heidelberg Marketing GmbH, Brandenburg Convention Office, Dresden Convention Office und einige mehr. Europäische Mitbewerber: Vienna Convention Bureau, Paris Convention Bureau, Amsterdam Marketing, Copenhagen Convention Bureau, Barcelona Convention Bureau, London & Partner, Lisbon Convention Bureau, etc.

Gegenstand der zu vergebenden Aufgabe ist die Entwicklung eines Konzeptes und eines Designs für einen Messestand mit der Standgröße von ca. 70 m² und der Transport zur IMEX nach Frankfurt/Main sowie dessen Auf- und Abbau auf der IMEX Frankfurt. Im Anschluss an die Messe ist die Standfläche durch den Auftragnehmer zu reinigen (besenrein).

Der Stand soll als Kopfstand (3 Seiten offen) konzipiert werden und soll ebenerdig gebaut sein.

Die Bauweise des Standes (konventionell, Systembauweise, Mischbauweise, mobiler Stand) bleibt im Wesentlichen dem Auftragnehmer überlassen.

Leistungszeitraum

Der beigefügte Rahmenvertrag wird zunächst für den Zeitraum vom 29.11.2022 bis zum 31.12.2023 abgeschlossen. Die Auftraggeberin behält sich jedoch vor, den Rahmenvertrag einmal um ein weiteres Jahr, mithin bis zum 31.12.2024 zu verlängern.

Die Entscheidung über eine Verlängerung erfolgt spätestens drei Monate vor Ablauf des vereinbarten Leistungszeitraumes. Im Falle einer Verlängerung des Rahmenvertrages gilt die für den ursprünglichen Auftrag nach Maßgabe des dieser Ausschreibung zugrundeliegenden Preisblatts auch für den Verlängerungszeitraum als vereinbart. Die Vergabeunterlagen und das Angebot des/der erfolgreichen Bieter/s werden Bestandteil des Rahmenvertrages.

Stand und Standlage:

Das BCO wird in 2023 erneut einen zentralen Messeauftritt für sich und 15-20 weitere Berliner Mitaussteller organisieren und hierzu eine Berlin-Fläche anmieten. Der Stand befindet sich auf der Deutschlandfläche. Diese wird vom GCB German Convention Büro verwaltet. Die Standnummer wird vom GCB ca. 4-6 Wochen vor Veranstaltung vergeben und kommuniziert. Umliegende "Nachbarn" werden u.a. Hamburg, München, Frankfurt sowie europäische Städte sein.

Zielstellung

Ziel des Standkonzeptes auf der IMEX Frankfurt 2023 ist es, Berlin als vielfältige, zukunftsweisende, innovative, nachhaltige und "angesagte" Metropole sowie als Destination für B2B-Veranstaltungen zu präsentieren. Dies soll sich im Design des Standes und der Auswahl der Möbel widerspiegeln. Gleichzeitig möchten wir auch die wichtigen Branchen-Cluster von Berlin präsentieren. Informationen zu den Branchen-Clustern findet man hier: https://www.berlin.de/sen/wirtschaft/innovation-und-qualifikation/cluster/

Gewünscht wird ein Standkonzept, das Berlin im "Industrial Design / Look" präsentiert und somit für die Kreativszene, Design- und Fashion-Metropole, Wissenschaft- und Start-up-Hauptstadt etc. steht.

Das visitBerlin Berlin Convention Office möchte mit dem Stand potentielle Kongress-Kund:innen ansprechen und Raum für Kundengespräche bieten, und um wichtige Multiplikatoren des Tagungs- und Kongressbereiches zu gewinnen.

Der Stand soll insbesondere auch allen Berliner Mitausstellern die Gelegenheit und Möglichkeit einer ruhigen und gezielten Kommunikation mit Kund:innen und interessierten Fachbesucher:innen bieten.

Allgemeine Anforderungen an den Standbau / Standdesign

Der Berlin-Stand muss offen gestaltet sein und dabei Möglichkeiten für eine gute Kommunikation und Informationsaustausch zwischen den Fachbesucher:innen und dem visitBerlin Berlin Convention Office sowie für die Berliner Mitaussteller und ihre Kunden in entspannter Lounge-Atmosphäre bieten. Der Stand muss barrierefrei zugänglich sein.

Am Berlin-Stand werden alle Kundentermine des visitBerlin Berlin Convention Office einschließlich verschiedener Hosted Buyer-Präsentationen stattfinden (Gruppen á ca. 5-15 pax). Es werden voraussichtlich 5 Mitarbeiter:innen (zuzüglich 1 Hostess) des BCOs anwesend sein.

Es ist 1 Empfangscounter mit Logo visitBerlin Berlin Convention Office sowie 2 Hocker am Empfangscounter einzurichten. Des Weiteren sind ein Präsentationsbereich und für die Fachbesucher:innen entsprechende Sitzgelegenheiten mit Sitz-Würfeln einzuplanen. Allgemein sollen für die Berliner Aussteller große Tische einschließlich Stühle für Kundentermine nach dem "Sharing-Prinzip" zur Verfügung stehen. Die Tische und Sitzmöglichkeiten sind entsprechend dem allgemeinen Standauftritt (s.o.) zu gestalten.

Zur Präsentation aller beteiligten Berliner Partner müssen die jeweiligen Firmenlogos gut sichtbar an den Stand angebracht werden.

Sämtliche Logos werden dem Auftragnehmer mit Zuschlagserteilung in digitaler Form übermittelt. Der Auftragnehmer hat die Produktion der Logos für die IMEX Frankfurt vorzunehmen und die Logos am Empfangscounter (BCO) bzw. gemäß Design am Stand anzubringen.

Des Weiteren soll in direkter Nähe zum Empfangscounter eine "Ausstellerwand / Kontakttafel" in das Stand-Design integriert werden. Hier werden alle Aussteller aufgeführt und die jeweiligen Visitenkarten zur Mitnahme für Fachbesucher:innen bereitgestellt.

Um die Sichtbarkeit des Berlin-Stands in der Messehalle zu gewährleisten, soll unmittelbar über dem Stand eine Deckenabhängung mit dem BCO-Logo (analog Corporate Design) und / oder Berlin Branding platziert werden.

Für Präsentationen soll folgende Technik / Equipment am Stand eingerichtet werden: 1-2 Mikrofone, 2 Lautsprecher (inklusive Sound-System und/oder Silent Konferenz Kopfhörer & Technik), 1 Screen (Größe je nach Standgestaltung), Abfalleimer / Papiertonnen.

Der Auftragnehmer hat die Strom- und Lichtversorgung an dem Stand einzurichten. Es sind entsprechend der technischen Ausstattung ausreichend Anschlüsse (insbesondere für den Infocounter, im Präsentationsbereich und Lager) für EU-Steckdosen vorzusehen. Weiterhin soll der Berlin-Stand über ein eigenes WLAN-Netz für Aussteller / Mitaussteller (WLAN nur über den Veranstalter bzw. der Messe Frankfurt buchbar) verfügen. Nötige Lagerflächen sind kreativ und platzsparend im Standkonzept zu berücksichtigen.

Der Stand soll einen Barbereich (Tresen und Barhocker) haben, um Besucher:innen mit Getränken und ggf. kleinen Snacks zu bewirten. Weiterhin wird voraussichtlich eine kleine Kundenveranstaltung (Happy Hour) für ca. 30 - 40 Personen am Berlin-Stand stattfinden.

Die Gestaltung des Berlin-Standes hat sich am Corporate Design von visitBerlin zu orientieren, welcher als Anlage (Style-Guide visitBerlin) den Vergabeunterlagen beiliegt.

Eine persönliche Standbetreuung/Präsenz am Stand der Auftraggeberin ist seitens des Auftragnehmers nicht geschuldet.

Alle Einrichtungs- und Ausstattungsgegenstände, Technik, Equipment sowie sonstiges benötigtes Material, welches der Auftragnehmer stellt, wird der Auftraggeberin mietweise überlassen.

Die Mehrheit der verwendeten Materialien sollten modular konstruiert, einfach demontierbar und für weitere Verwendungszwecke genutzt werden können bzw. in den technischen Kreislauf zirkulieren können oder mindestens zurückführbar sein (recyclingfähig). Die Materialien sollen so verbaut werden, dass sie mit möglichst wenig Abfall sortenrein bzw. sortenrein trennbar sind.

Vorrangig sind regionale bzw. heimische, recycelte oder umgenutzte Materialien, die Förderung regionaler Wirtschaftskreisläufe bei der Beschaffung, Strom zur Herstellung des Standes aus erneuerbaren Energiequellen (Ökostrom) und Einbindung von integrativen Werkstätten. Die Einhaltung der ILO-Standards ist ein Mindestmaß.

Auf Basis des endgültigen Konzeptes ist der Messestand durch den Auftragnehmer zu bauen und auf der IMEX Frankfurt in Frankfurt/Main zu errichten. Nach Ende der Messe ist der Messestand durch den Auftragnehmer abzubauen und der Stand zu reinigen. Der Auftragnehmer hat den An- und Abtransport des Standes zur IMEX Frankfurt eigenverantwortlich zu organisieren und durchzuführen sowie für die Lagerung des Standes zu sorgen.

Der Standaufbau muss bis spätestens zum 22.05.2023, 16.00 Uhr abgeschlossen sein, der Abbau und die Reinigung des Standes soll nach Messeschluss am 25.05.2023, ab 16:30 Uhr, beginnen.

Der Auftragnehmer hat alle für den Standbau erforderlichen Genehmigungen der Behörden oder der Messe eigenverantwortlich einzuholen.

Die vorgenannten Leistungen sind zu einem Festpreis nach Maßgabe des Preisblattes (Anlage Preisblatt) zu erbringen. Die Preise sind so zu kalkulieren, dass etwaige Aufwendungen für Technik, Equipment, Transportkosten, Personalkosten, Reisekosten, Kosten für Lizenzen und für die Einholung behördlicher Genehmigungen etc. bereits beinhaltet sind.