Logistik Vielfalt-Boxen

Warenannahme, Konfektionierung und termingerechter Versand von 300 Vorleseboxenboxen

AUFTRAGSGEGENSTAND

1. Warenannahme,

2. Konfektionierung und

3. termingerechter Versand (inkl. Reporting und Retourenmanagement) von 300 Vorleseboxenboxen

Jede Vorlesebox besteht aus einer 35-Liter-Ablagebox mit Deckel und Griffen, in die 15 verschiedene Bücher, ein unpersonalisiertes Anschreiben, 1 Broschüre sowie ein weiterer nicht definierter Bestandteil gelegt werden.

Die durch den AN zu erbringenden Leistungen sind im Folgenden detailliert beschrieben.

LEISTUNGSUMFANG

Folgende Leistungen hat der Auftragnehmer (AN) zu erbringen:

a) Warenannahme

Die Materialien für die Vorleseboxen werden von verschiedenen Lieferanten sortenrein voraus-sichtlich vom 21.11.2022 bis spätestens 25.11.2022 angeliefert. Es handelt sich um 300 Stück 35-Liter-Aufbewahrungsboxen, je 15 x 300 Bücher, 300 laminierte Einleger (DIN A4) sowie 50 x 300 "Einfach vorlesen"-Postkarten (2 Motive je 25er-weise gebündelt), 300 Aufkleber für die Boxendeckel.

Die Koordination der Anlieferungen ist vom AN mit den Zulieferern selbst abzustimmen. Die Lieferanten sind angehalten, die Anlieferungsbedingungen des AN einzuhalten. Hierzu stellt der AN der Auftraggeberin (im Weiteren AG) diese vorab zur Verfügung.

Die angelieferten Materialien müssen bis zum Abschluss der Konfektionierung in entsprechenden Aufbewahrungsbehältnissen sicher gelagert werden. Die in Anspruch genommenen Lager müssen durch ihre Bauweise eine sichere und ordnungsgemäße Lagerhaltung gewährleisten und alle Voraussetzungen für die Erhaltung der eingelagerten Materialien erfüllen. Die Lager müssen insbesondere trocken und gegen Überflutungen, Schlagregen und Hochwasser abgesichert sein. Für ausreichende Beaufsichtigung und Verschluss des Lagers - auch außerhalb der Arbeitszeit - ist Sorge zu tragen.

Der AN hat dafür Sorge zu tragen, dass Tauschpaletten in ausreichender Menge zur Verfügung stehen. Sofern kein Tausch vorgenommen werden kann, sind die Kosten vom AN zu tragen.

Die eingetroffene Ware ist unverzüglich hinsichtlich ihrer Quantität (Abgleich der Lieferscheine mit den Ist Mengen) und Qualität (Optische Sichtung) zu prüfen. Der Wareneingang sowie mögliche Mängel sind vom AN zu dokumentieren (Art des Mangels, Foto, Mitarbeiter, der die Beschädigung festgestellt hat, Datum, Uhrzeit) und der AG unverzüglich unter Angabe der konkreten Mängel in Form einer Kopie des Lieferscheins anzuzeigen.

Der AN sendet eine Kopie des Lieferscheins sowie eine Wareneingangsliste unaufgefordert zu Beginn nach jedem Wareneingang als Excel-Liste per E-Mail an die AG. Die Vorlage dazu muss der AN selbst erstellen.

b) Entsorgung von Verpackungsrückständen

Nicht mehr benötigte Verpackungen werden durch den AN unter Berücksichtigung gesetzlicher Auflagen entsorgt.

c) Lettershop

Der AN druckt auf Grundlage einer gelieferten Vorlage (Word / PDF) durch die AG ein unpersonalisiertes Anschreibens

Auflage: 300 Stück

Format: A4,

Farbe: 4/0-farbig

Papier: 80g/m²

d) Kommissionierung und Konfektionierung

Kommissionieren von 300 Vorleseboxen:

Eine Plastikbox mit Deckel und Griffen à 35 Liter im Format 48,0 x 39,0 x 31,0 cm (Höhe x Breite x Tiefe), in die gepackt wird:

- 15 unterschiedliche Bücher

- ein unpersonalisiertes Anschreiben (DIN A4)

- 1 laminierter Einleger (DIN A4)

- 2 x 25 Postkarten (2 Motive zu je 25 gebündelt)

Gesamtgewicht pro Box: ca. 7 kg

Die Vorleseboxenboxen werden mit den oben genannten Bestandteilen konfektioniert, die Boxen mit je einem gestellten Aufkleber versehen und in passgerechte, vom Bieter gestellte versandfertige Umverpackungen verpackt und versendet, die folgende Mindestanforderungen erfüllen müssen: passende Faltkiste mit stoßenden Boden- und Deckelklappen, fefco 0201; Qualität: 2.30 BC; geeignetes Füllmaterial, um das Verrutschen der Boxen zu vermeiden.

e) Versand

Der AN erhält alle relevanten Versanddaten rechtzeitig von der AG. Der Auftragnehmer erstellt das Versandlabel und spendet dieses auf. Dann erfolgt die Auslieferung an den jeweiligen Versanddienstleister. Der Versand erfolgt per Paketzustellung. Der Dienstleister kann vom Bieter gewählt werden. Bei der Wahl des Dienstleisters sollte berücksichtigt werden, dass die Zustellung während üblicher Bürozeiten erfolgen muss.

f) Lieferung

Der Versand soll Mitte Dezember 2022 (KW49) direkt nach Konfektionierung an 300 Empfänger erflogen und spätestens in der KW 50 abgeschlossen sein.

g) Retouren- und Rückholungsmanagement

Der Bieter muss über ein Retouren- und Rückholungsmanagement verfügen. Retournierte Pakete sind taggleich spätestens jedoch innerhalb von drei Werktagen zu verarbeiten und müssen an die AG gemeldet werden. Nach Rücksprache mit der AG werden Retouren an die korrigierte Anschrift erneut versandt. Retouren werden nach tatsächlichem Aufwand abgerechnet.