Planungsleistungen für ein Rechenzentrum

1.1 Allgemeine Projektbeschreibung

Mit dem IT Projekt 2019 wurden komplexe, hochverfügbare, sicherere und performante IT-Infrastruktur-Lösungen für den Verwaltungs- und Ausstellungsbetrieb bereitgestellt und für 400 bis 450 Nutzer bzw. Clients in Betrieb genommen. Wesentlicher Bestandteil des IT Projektes 2019 war die Übernahme der bestehenden IT-Komponenten aus dem IT Projekt 2017.

Das IT-Gesamtsystem der Stiftung Humboldtforum basiert somit auf IT-Komponenten, die in Etappen zwischen 2017 und 2019 in Betrieb genommen wurden. Alle IT-Systemkomponenten wurden für einen Nutzungszeitraum von 5 Jahren ausgelegt und mit entsprechenden Wartungsverträgen über 5 Jahre abgesichert. Der geplante Nutzungszeitraum der IT-Komponenten und die Laufzeiten der Wartungsverträge erreichen in den nächsten Monaten schrittweise das Ende und bedürfen einer Neubewertung hinsichtlich eines Weiterbetriebes oder einer Neubeschaffung.

Ziel des gegenständlichen Vorhabens (IT Projekt 2024) ist es, das IT-Gesamtsystem dahingehend auszurichten, dass weiterhin ein hochverfügbarer, sichererer, performanter und wirtschaftlicher IT-Betrieb für die nächsten Jahre gewährleistet ist.

Für die Umsetzung dieses Vorhabens ist es notwendig eine eindeutige, erschöpfende und herstellerneutrale Beschreibung der Zielanforderungen und eine effektive, vergabekonforme und rechtssichere Durchführung des Vergabeverfahrens zu gewährleisten. Die Projektüberwachung gewährleistet, dass die beschafften Leistungen im Rahmen der vorgegebenen Zeit, der vereinbarten Kosten, der geforderten Qualität und zur Zufriedenheit der Stakeholder umgesetzt werden.

1.2 Planungsmodule

Das IT Projekt 2024 ist in 4 Module gegliedert:

Modul1: Vorstudie / Beschaffungsvorlauf / Entwurfsplanung

Modul2: Konzeption / Leistungsbeschreibung

Modul3: Vorbereitung und Mitwirkung bei der Vergabe

Modul4: Projektüberwachung / Qualitätssicherung

Das Modul 1 ist bereits abgeschlossen und ist die Basis der weiteren Bearbeitung.

Leistungsinhalte der Module 2, 3 und 4

Modul 2: Ausführungsplanung / Leistungsbeschreibung

In dieser Phase werden Anforderungen erarbeitet, die den Soll-Zustand des zukünftigen Gesamtsystems darstellen. Dazu werden die einzelnen Parameter und Zielanforderungen näher betrachtet und festgeschrieben. Um den Bietern die Kalkulation der Liefer- und Dienstleistungen zu ermöglichen, ist es notwendig, die technische Ausgangssituation, die Rahmenbedingungen sowie die durch den Auftraggeber benötigten Dienstleistungen detailliert zu beschreiben und technische Zielkriterien zu definieren. Diese Kriterien dienen einerseits als Vorgabe und andererseits als Abnahmekriterium zur Übergabe von Teilfunktionalitäten bzw. des Gesamtsystems an den Auftraggeber.

Modul 3: Vorbereitung und Mitwirkung bei der Vergabe

Die Unterstützung bei der Durchführung der Vergabeverfahren beinhaltet die Beratung zur Wahl der geeigneten Vergabeverfahren unter Berücksichtigung des aktuellen Vergaberechtes sowie unter Beachtung von zentralen Vorgaben. Ziel ist die Initiierung eines transparenten und diskriminierungsfreien Wettbewerbes der Bieter. Bestandteile dieses Projektmodules sind die Strukturierung der Inhalte der Vergabeunterlagen, die Definition von Eignungs- und Ausschlusskriterien, die Erarbeitung eines Bewertungssystems sowie die Begleitung während des Vergabeverfahrens. Des Weiteren erfolgen u.a. die Beantwortung von Bieterfragen sowie die elektronische Auswertung der eingegangenen Angebote und die Vorbereitung der Zuschlagsentscheidung.

Modul 4: Projektüberwachung / Qualitätssicherung

Nach der Zuschlagsentscheidung werden durch den Auftragnehmer folgende Interessen des Auftraggebers bei der Projektdurchführung wahrgenommen. Leistungsbestandteil dieses Projektmodules ist die Unterstützung bei der Überwachung der Vertragserfüllung auf Basis des abgeschlossenen Werkvertrages.

Folgende Einzelleistungen sind Bestandteil des Moduls 4:

Prüfung der technischen Bereitstellung / Mängelmanagement / Vertragsmanagement / Kostenmanagement / Zeitmanagement

1.3 Zielanforderungen

Im Modul 1 sind folgende technische, projektspezifische Zielanforderungen erarbeitet worden:

1) Microsoft-Lizenzen

Betriebssysteme von physischen Serversystemen

Betriebssysteme von virtuellen Serversystemen

Datenbanksysteme

Device-Zugriffslizenzen

2) Clientstrukturen

Substitution der Thin Clients

Spezifischer Einsatz von Fat Clients

Nutzung von Notebooks

GPU - Unterstützung optimieren

Endgeräteunterstützung anpassen (Videokonferenztechnik)

3) Desktopvirtualisierung

Anzahl und Dimensionierung der VDI-Hosts festlegen

Wirtschaftlichkeitsbetrachtung und Diskussion einer Systemmigration

4) Wartungsverträge

Konsolidierung der Systeme:

Gewährleistung der optimalen Unterstützung der bekannten Benutzeranforderungen

Potenzial zur Skalierung bei sich ändernden Anforderungen

Effizienz und Nachhaltigkeit unter Berücksichtigung des aktuellen Standes der Technik

5) Servervirtualisierung

DMZ und Infrastruktur in Redundanz aktualisieren

6) Archivierung

Aufbau eines ausgelagerten Archivsystems

7) Primärspeichersysteme

Kontinuierliches Backup wichtiger Systeme optimieren

Notwendigen Speicherplatz für optimierte VDI-VM bereitstellen

8) Firewall

Optimierung der Bandbreite

Optimierung Servicelevel und Lizenzkosten